Die Docufy GmbH ist Spezialist für die Digitalisierung und Automatisierung von Informationsprozessen. Seit über 20 Jahren optimieren ihre Softwarelösungen die Erstellung, Strukturierung, Verarbeitung und Verteilung technischer Informationen – und machen so Wissen überall dort verfügbar, wo es gebraucht wird.
Im Zuge der Zusammenführung mehrerer Unternehmen unter einem Investor entstand die Notwendigkeit, eine neue gemeinsame Ausrichtung zu entwickeln. Ziel war es, die Integration der Unternehmensteile zu beschleunigen, die Skalierfähigkeit der Organisation zu erhöhen und sie auf künftige Unternehmenszukäufe strategisch und strukturell vorzubereiten.
Gemeinsame Perspektive auf Wertschöpfung und Zukunft
Zu Beginn der Zusammenarbeit wurde in enger Abstimmung mit dem Senior Management eine übergreifende Perspektive auf die gesamte Organisation entwickelt. Zentral war dabei die Frage: Was macht den gemeinsamen Wert von Docufy aus – heute und in Zukunft? In mehreren Strategie-Workshops wurden Zielstellungen definiert und eine übergeordnete Vision formuliert.
Aus dieser Arbeit entstand die Docufy-Story – ein strategisches Narrativ, das den Mitarbeitenden als Orientierungspunkt dient und klare Richtung für das zukünftige Handeln gibt. Ergänzend wurden strategische Leitmotive entwickelt, die die Umsetzung rahmen und greifbar machen. Der Docufy-Diamond, eine visuelle Strukturierung des gesamten Angebotsportfolios, unterstützte dabei, die Positionierung des Unternehmens zu verdeutlichen und Wachstumspotenziale sichtbar zu machen.
Von der Strategie zur Umsetzung: Einführung von OKR
Mit der klaren strategischen Ausrichtung war der Weg bereitet – nun galt es, ihn begehbar zu machen. Durch die Einführung des OKR-Frameworks auf Management-Ebene wurde ein methodisches Fundament geschaffen, das strategische und operative Zielarbeit in Einklang bringt.
Nach einer initialen Schulung des Management-Teams durch Age of Artists wurde die Einführung praxisnah begleitet – mit dem Ziel, das Führungsteam zu wirksamen Multiplikator*innen innerhalb der Organisation zu entwickeln. Das Tool Mooncamp unterstützte dabei, Zielverfolgung teamübergreifend transparent zu gestalten und Fortschritte sichtbar zu machen.
Kulturarbeit als Bindeglied für Integration und Zukunft
Parallel zur strategischen und strukturellen Neuausrichtung wurde auch die kulturelle Integration bewusst gestaltet. Auf Grundlage einer systematischen Erhebung bestehender Kulturmerkmale entwickelte Docufy gemeinsam mit Age of Artists ein geteiltes Wertesystem. In der Folge wurden Kulturbotschafter*innen etabliert, die in Workshops und Reflexionsformaten daran arbeiteten, Kultur nicht nur zu benennen, sondern konkret erlebbar zu machen – und damit ein tragfähiges Fundament für ein gemeinsames Verständnis von Zusammenarbeit und Entwicklung zu legen.
Organisationsdesign und HR-Transformation
Um die Organisation auf ein stabiles Fundament zu stellen, wurde gemeinsam ein neues Organisationsmodell entwickelt. Im Zentrum stand die Frage, wie Führungsstrukturen geschaffen werden können, die sowohl klare Verantwortlichkeiten ermöglichen als auch agile, selbstorganisierte Arbeitsweisen fördern.
Mit dem Leadership Capability Framework von Age of Artists wurde ein einheitliches Führungsverständnis verankert, das Transparenz, Teamgeist und Eigenverantwortung stärkt. Darüber hinaus erhielten einzelne Führungskräfte gezieltes Mentoring – insbesondere im Bereich HR-Prozesse und Organisationsentwicklung. So konnten strukturelle Verbesserungen angestoßen und eine nachhaltige Weiterentwicklung der Führungsqualität ermöglicht werden.
„Unsere Zusammenarbeit mit Age of Artists hat uns strategisch, organisatorisch und kulturell gestärkt. Mit der Einführung von OKR konnten wir neue Strukturen etablieren, die uns klare Zielvorgaben und Verantwortlichkeiten geben. Das entwickelte Organisationsmodell hat uns dabei unterstützt, effizienter zu agieren und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Ergänzend dazu hat die gezielte Unterstützung im HR-Bereich unsere internen Prozesse gestärkt. Die Verankerung eines gemeinsamen Wertesystems hat zudem die Grundlage für eine starke Unternehmenskultur geschaffen. Dank dieser umfassenden Unterstützung fühlen wir uns hervorragend aufgestellt, um unsere Wachstumsziele zu erreichen.“ – Nadine Prill, CEO
Mit der strategischen Ausrichtung, einem skalierbaren Strukturmodell und einer lebendigen Kulturarbeit wurde die Grundlage für eine starke Organisation geschaffen – bereit auch in Zukunft zu glänzen.
